Microsoft Teams, een van de meest gebruikte Office 365 apps, nam vanaf maart 2020 een enorme vlucht. Ondanks het gebruiksvriendelijke karakter van Teams kregen wij veel vragen binnen over bepaalde functies en mogelijkheden. Daarom, speciaal voor onze klanten, nog een keer de meest gestelde vragen op een rijtje!

Als u regelmatig met dezelfde groep mensen samenwerkt, kunt u dus met Teams een groepsagenda aanmaken. De Teams-agenda kan Outlook-agendagegevens uitlezen, waardoor je maar op één plek je agenda hoeft bij te houden, in plaats van te schakelen tussen meerdere applicaties om vergaderingen te plannen en je agenda bij te houden.

In een eerdere nieuwsbrief vertelde we hoe je een gedeelde Teams-agenda maakt https://www.kology.nl/gedeelde-teams-agenda

Hoe kan ik mijn vergadering opnemen?

Het kan handig zijn om je vergaderingen op te nemen. Bijvoorbeeld voor collega’s die op vakantie zijn. Of simpelweg als verslaglegging van jullie vergadering, zodat alle deelnemers deze achteraf kunnen raadplegen. Het opnemen van je vergadering doe je eenvoudig door op de drie puntjes van ‘meer opties’ te klikken. Kies dan voor ‘vergadering opnemen’. Goed om te weten: video wordt in Teams automatisch opgeslagen in Microsoft Stream; dit is de YouTube versie van Office 365. Na de vergadering krijg de persoon die de opname heeft gestart een e-mail van Stream, zodra de opname beschikbaar is.

Hoe kan ik notuleren tijdens de vergadering?

Tijdens vergaderingen wordt er een hoop informatie met elkaar gedeeld. De agendapunten worden besproken, meningen worden gedeeld en afspraken worden gemaakt. Handig als je deze afspraken – net als tijdens fysieke vergaderingen – direct kunt vastleggen. Klik hiervoor op de puntjes (..) in het videogesprek en kies voor de optie ‘notities delen met anderen’. De notulen zijn nu tijdens en na de vergadering toegankelijk voor alle deelnemers. Scheelt jou weer een hoop mail.

Hoe deel ik een whiteboard in een Teams vergadering? 

Open het ‘deelvenster’ door op het  icoontje te klikken.
Kies vervolgens voor ‘whiteboard’. Alle deelnemers krijgen nu een digitaal canvas voorgeschoteld. Laat de inspiratie de vrije loop, deel creatieve ideeën en haal het beste uit een brainstormsessie met jouw teamleden. Zo’n leeg whiteboard canvas op je beeldscherm verlangt nou eenmaal naar een inspirerende invulling.

Muis als schrijfgerei of toch gewoon een tekstvak 

Een goede brainstormsessie betekent vrijheid. Zonder regels gewoon lekker creatief losgaan op een onbeschreven canvas. De echte purist gebruikt geen toetsenbord, maar een muis als schrijfgerei. Tekenen, schetsen, schrijven: het is allemaal mogelijk. Hoe jouw handschrift uit de verf komt is trouwens niet van belang. Netjes schrijven met een muis als gereedschap is een utopie; het gaat om de boodschap. Met een ‘touchscreen’ wordt dit trouwens wel wat makkelijk! Met je eigen vinger(s) heb je namelijk veel meer controle. Schrijf je toch liever netjes binnen de lijntjes? Gebruik dan de optie ‘tekst’ of ‘notitie’ om ideeën op te schrijven. Jouw hersenspinsels staan in dat geval gewoon waterpas op het scherm in een kader dat je met de muis naar de gewenste plek op het whiteboard sleept. 

Whiteboard openen en bewerken na een Teams vergadering 

Na afloop van de Teams vergadering hebben alle deelnemers toegang tot het whiteboard. Deze raadpleeg je eenvoudig via het tabblad ‘Whiteboard’ in Teams. Hier vind je het canvas dat jij en andere deelgenoten verder kunnen uitbreiden. Zo kan je rustig nog even alles op je laten inwerken. Erg handig als je na een vergadering thuis op de bank nog geweldige ingevingen krijgt. Het whiteboard is na een vergadering ook beschikbaar in de ‘whiteboard app’ van Microsoft. Deze installeer je eenvoudig vanuit de Microsoft store. 

Nog even verder lezen of Teams demo filmpjes bekijken?

We hopen dat je iets gehad hebt aan de tips. Liever een video instructie volgen? Bezoek dan het  trainingscenter van Microsoft.

Wil jij ook optimaal leren werken met Teams?

Om Microsoft Teams écht te laten integreren in jullie bedrijfsprocessen is het aan te raden om een in-house training te volgen. Zo leert jouw team of organisatie om effectief samen te werken. Dat bespaart een hoop tijd, energie én je verhoogt de productiviteit van jouw organisatie. Wij leren je graag de fijne kneepjes van Teams. Vraag gerust een adviesgesprek aan met één van onze Office 365 specialisten.